MØTEINNKALLING
|
Utvalg: |
Driftstyret |
|
|
Møtested: |
Valmuen |
|
|
Møtedato: |
22.01.2008 |
Tid: 09.00 |
Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 71 45 00.
Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.
SAKSLISTE
|
Saksnr. |
Arkivsaksnr. |
|
|
|
|
Tittel |
|
|
0018/08 08/00060
KRAV OM LOVLIGHETSKONTROLL
DRIFTSSTYREVEDTAK 179/07 DEN 28.12.2007
Oteren, 15. januar 2008
Odd Geir Fagerli (s) Wenche Haug Andersen
leder sekretær
KRAV OM
LOVLIGHETSKONTROLL DRIFTSSTYREVEDTAK 179/07
DEN 28.12.2007
|
Saksbehandler: |
Maar Stangeland |
Arkiv: |
614 &58 |
|
||
|
Arkivsaksnr.: |
08/00060 |
Gradering: |
|
|
||
|
Saksnr.: |
Utvalg |
Møtedato: |
||||
0018/08 Driftstyret 22.01.2008
Vedlegg: 1: Oversendingsbrev datert 8.1.2008 fra Halvor Karlsen på vegne av klagerne Terje
Malin og
fra Arvid Lilleng, kommunestyrerepresentant for Felleslista i kommunestyret.
Dessuten har Halvor Karlsen fra Felleslista skrevet under klagen
2: Krav om lovlighetskontroll fra de samme tre
3: Protokoll fra driftsstyrets møte 28.12.2007
4:
Redegjørelse fra
FAKTISKE OPPLYSNINGER:
Etter kl § 59, punkt 1, kan tre eller flere medlemmer av kommunestyret sammen bringe avgjørelse truffet av kommunalt organ inn for departementet til kontroll om hvorvidt avgjørelsen er lovlig. Denne kontrollen er delegert til fylkesmannen.
De tre kommunestyremedlemmer som har klaget, har sammen slik rett.
Kravet skal fremsettes for det organ som har truffet slikt vedtak. Om dette opprettholder avgjørelsen, sendes saken til fylkesmannen til endelig behandling.
Klagerne tar opp fem punkt.
Det første er
hvorvidt det var lovlig innkalling til møtet som ble avholdt.
Etter kommunelovens § 32. punkt 1, skal møter i folkevalgte organer holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, og ellers når organets leder finner det påkrevet eller minst 1/3 av medlemmene krever det.
Etter lovens § 32.pkt 2, setter lederen av organet opp saksliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles.
I Bernt og Overå sin kommentarutgave til kommuneloven, merknad 3, sies at møteinnkalling normalt bør være utsendt til medlemmene 4-5 dager før møtet finner sted.
I den samme kommentarutgaven til lovens § 32, merknad nr 4, sies det at det normalt vil være naturlig å sende ut alle sentrale saksdokumenter ved innkallingen.
Dette er imidlertid ikke noe krav etter loven.
Ved tvilstilfelle avgjør organet selv ved alminnelig flertall om saksforberedelsen, herunder utsendelse av saksdokumenter har vært tilstrekkelig til at det er godt nok til at man kan behandle saken, dvs fatte realitetsvedtak.
For
Tilsvarende regler gjelder f eks for formannskapets møter.
Rådmannen må imidlertid legge til at det nok noen ganger har vært syndet mot denne bestemmelsen, slik at organ faktisk har godtatt utsendelser med kortere varsel, uten at det har blitt protestert på vedtaket av den grunn. For driftsstyret, som organet nå er kalt, har det i noen grad vært praktisert telefonmøter og møter med kort varsel for mer kurante saker.
Rådmannen legger til grunn at det denne gangen har vært muntlig innkalling fra lederen av utvalget, og at denne har vært med kort varsel.
Leder i driftsstyret har til rådmannen gitt følgende opplysning:
Vil bare anmerke at da jeg ringte og innkalte medlemmene, så var det ingen som på telefon nektet på møtet. Det ble bemerket fra Kåre Eriksen om at det var kort frist, men at vi likevel kunne ta et møte og diskutere saken. De hadde forståelse for at det ville være vanskelig å få ut papirene for meg, med mindre jeg kjørte dem ut selv. Og når vi er spredt fra Skibotn til Rasteby, ville dette tatt en del tid.
Jeg oppfattet derfor at alle medlemmene var enig i at dette var greit, og det var først under møtet at krav om utsettelse ble lagt fram.
Hadde det under innkallingen blitt bedt om å utsette det fra noen av medlemmene, så ville dette trolig blitt gjort.
Bakgrunnen for at saken kom opp, ligger i kommunestyrets vedtak om å etablere NAV kontor m m i tilknytning til kommunehuset på Hatteng, og bygge det etter en slik framdrift at dette kan være klar til bruk for NAV i løpet av juni 2008. Dette ville i så fall også trygge etablering av fem, eventuelt fire fjernarbeidsplasser for NAV- stat.
Da ordfører og rådmann hadde undertegnet avtale om oppføring
av bygg med
På dette grunnlaget utarbeidet administrasjonen sak om byggetillatelse som leder i driftsstyret brukte som grunnlag for innkalling til møte. Det var viktig at byggesaken var formelt i orden så snart som mulig av hensyn til den videre framdriften av NAV- bygget, jamfør ovenfor. Etter kontrakten, som var tilpasset kommunens behov for framdrift, var det forutsatt at arbeidet kom i gang i første del av januar 2008.
Da saksbehandler bygg var ute på annet tjenesteoppdrag den aktuelle dagen, og rådmann og drifts og utviklingssjef begge avviklet feriedager, avviklet leder møtet uten at noen fra administrasjonen deltok. Av praktiske grunner, det var tett opp under jul, fant leder først anledning til å avholde møtet i romjula.
Vurdering av
lovlighetsklagens første punkt.
Rådmannen mener det er uheldig at innkalling ble gitt muntlig ved så kort varsel som opplyst.
Det skulle imidlertid være, en i alle fall administrativt sett, ganske enkel sak å behandle.
Det er ikke noe poeng at det ikke deltok noen fra administrasjonen på møtet. Dette er tross dette beslutningsdyktig når saken ellers er opplyst. Det forelå saksfremstilling fra administrasjonen til møtet.
Det andre punkt i
lovlighetsklagen; spørsmålet om oppsettende virkning ved innlevert
mindretallsanke.
Dette spørsmålet er besvart i rådmannens behandling av mindretallsanken, som en av to saker til kommunestyrets behandling 18.1.2008.
Her anføres kort at det formelt ikke er protokollert at mindretallsanken skulle føre til at det ble gitt oppsettende virkning. Det er heller ikke anført at slikt skal skje formelt i reglementet for mindretallsanke som kommunestyret nylig har vedtatt.
Vurdering av det
andre punkt i lovlighetsklagen, om at arbeidene stoppes til mindretallsanken er
avgjørt.
Det har vært vist til at saker om mindretallsanker automatisk skal praktiseres som at de gir utsettende virkning til endelig vedtak foreligger. Dette må en, etter rådmannens mening vurdere konkret i hvert enkelt tilfelle. I dette tilfellet forelå det faktisk et kommunestyrevedtak om at saken skulle ha prioritet (k-sak 92/07) for at ikke NAV- prosjektet skulle bli utsatt i tid i gjennomføring, eventuelt at fjernarbeidsplasser ikke kom i stand. Det var en helt annen situasjon enn en mindretallsanke hvor det ikke oppstår noen vansker med utsetting.
Formelt ble det heller ikke gjort noe vedtak om oppsettende virkning i driftsstyrets møte 28.12.2007, som formelt dermed fortsatt gjelder.
Rådmannen anfører ellers kort at etter at gravearbeidene nå er fullført og entreprenøren er klar for oppbyggingsarbeidene, har rådmannen bedt om at entreprenøren utsetter dette til etter at kommunestyret har behandlet mindretallsanken. Dette har vært vurdert som et tiltak for ikke å provosere, selv om det i verste fall kan gi som resultat at man ikke når i mål slik som forutsatt.
Ved driftsstyrets tidspunkt for behandling, vil dette spørsmålet trolig være avgjort i alle fall.
Det tredje punkt, om
at byggesaken nå er i orden formelt
Her viser rådmannen til saksframstillingen til kommunestyret i forbindelse med kommunestyrets behandling av mindretallsanken. Kommunestyret har jo i realiteten tatt tilbake sin delegerte myndighet til driftsstyret, eventuelt til administrasjonen, i denne saken, som altså ikke skal behandles på nytt i driftsstyret, med mindre kommunestyret eksplisitt vedtar det.
Det fjerde punkt i
lovlighetsklagen, om ingen ny anbudsrunde i forbindelse med annen lokalisering
av nytt bygg.
Dette punkt ligger utenfor driftsstyrets kompetanse å behandle. Rådmannen viser til kommunestyrets behandling av dette punkt i lovlighetsklagen den 18.1.2008 i kommunestyret.
Det femte punkt i
lovlighetsklagen; hvorvidt det foreligger noen fullmakt til ordfører og rådmann
til å inngå kontrakt om oppdraget.
Også dette punkt ligger utenfor driftsstyrets kompetanse å behandle.
Oppsummering
Rådmannen ser at det i saken om behandling av byggetillatelse skulle ha skjedd innkalling med lenger varsel, og der saksdokumentet som skulle ha vært til behandling, hadde vært utsendt.
Dette trass i at den aktuelle saken som sådan neppe karakteriseres som en faglig-politisk komplisert sak.
Når det gjelder virkningen av dette, så er det imidlertid avklaret ved at kommunestyret har fått saken til endelig avgjørelse, og rådmannen viser til den behandling som har skjedd i kommunestyrets møte 18.1.2008.
De øvrige punkt i lovlighetsklagen oppsummeres ikke utover det som er anført ovenfor.
I møtet med fylkesmannen den 10.1.2008, avtalte kommunen og fylkesmannen at de to saker som nå sto igjen med lovlighetsklage, skulle ses i sammenheng ved fylkesmannens behandling.
RÅDMANNENS
INNSTILLING:
Driftsstyret viser til rådmannen saksutredning, som tas til orientering.
Saken sendes fylkesmannen til avgjørelse.