MØTEINNKALLING

 

Utvalg:	Formannskapet
Møtested:	Kommunehuset
Møtedato:	09.04.2008	Tid: 0900

 

Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 21 28 00.

Forfall kan også meldes pr e-post til post@storfjord.kommune.no

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

 

 

SAKSLISTE

 

Saksnr.	Arkivsaksnr.
	Tittel

0015/08       08/00355                                                                                                         

REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPET 09.04.08                         

 

0016/08       08/00373                                                                                                         

ETABLERING AV FAST GJENNOMGÅENDE KOMITE FOR PLANLEGGING OG BYGGING AV KOMMUNALE BYGG OG ANLEGG                           

 

0017/08       08/00139                                                                                                         

RAMMETIMETALL 2008-2009                                                                

 

0018/08       08/00374                                                                                                         

ANSKAFFELSESTRATEGI FOR STORFJORD KOMMUNE            

 

De ansatte ved helseavdelingen kommer for å gi orientering om hvordan de opplever politikernes bruk av media – kl. 12.00.

 

 

Oteren, 02.04.2008

 

 

Hanne Braathen (s.)                                                  Klara Steinnes

ordfører                                                                     sekretær

 

REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPET 09.04.08

 

 

Saksbehandler:		Klara Steinnes	Arkiv:
Arkivsaksnr.:		08/00355	Gradering:
Saksnr.:	Utvalg				Møtedato:

0015/08     Formannskapet                                                                        09.04.2008

 

1. UDI - Årsrapport og Tall og fakta 2007
2. Landssammenslutninga av Norske vindkraftkommuner - møtereferat
3. Helse- og sosialmelding 2007
4. Statens vegvesen - reguleringsplan for boligfeltet Hansenskogen
5. E-post fra Skibotn pensjonistforening v/Karl Nyland - Bygging av eldreboliger i Skibotn og egen avdeling for pleietrengende ved Skibotn omsorgssenter
6. NAV Nordkjosbotn Arbeid - Arbeidsmarkedet februar 2008
7. Pingvinvask AS - pressemelding - overtakelse av vaskeridriften til Tromsø Rensesenter AS
8. Nord-Troms Regionråd DA - Nasjonal transportplan 2010-2019 - høring - transportetatens planforslag
9. Tromsprodukt - årsmelding 2007
10. Arbeidstilsynet - Oppfyllelse av pålegg
11. Melding om politisk vedtak - Arbeidsmiljøutvalget - justering romprogram,     kommunehuset Hatteng
12. E-post fra Arvid Lilleng - NAV-saka
13. E-post fra Arvid Lilleng - oppslag i Kommunal Rapport
14. E-post fra Arvid Lilleng - innleie av advokat på kommunens regning
15. E-post fra Solveig Sommerseth - vedr. KOFA sak 2008/5
16. Saker behandlet av behandlingsutvalget/anbudsutvalget
17. Justis- og politidep - Den nye sameretten - høring
18. Kultur- og kirkedep - høring av forslag til forskrift om register for frivillig virksomhet

 

RÅDMANNENS INNSTILLING:

Sakene ble referert

 

 

ETABLERING AV FAST GJENNOMGÅENDE KOMITE FOR PLANLEGGING

OG BYGGING AV KOMMUNALE BYGG OG ANLEGG

 

Saksbehandler:		Maar Stangeland	Arkiv:
Arkivsaksnr.:		08/00373	Gradering:
Saksnr.:	Utvalg				Møtedato:

0016/08     Formannskapet                                                                        09.04.2008

 

Vedlegg: Forslag til retningslinjer for gjennomgående, fast komite for planlegging

                og bygging av kommunale bygg/anlegg. Mst 02.04.08

 

FAKTISKE OPPLYSNINGER:

Storfjord kommune har i dag ingen faste ordninger når det gjelder planlegging og bygging av kommunale bygg og anlegg.

 

I noen grad er det etablert underutvalg/byggekomiteer under driftsstyret, i noen grad håndteres dette gjennom blandete organ med folkevalgte og ansatte, og i noen grad har rådmannen og administrasjonen eneansvar for oppfølging av de investeringer som kommunestyret gjør. Det er i dag driftsstyret som formelt godkjenner anbud på investeringsoppdrag, innenfor de rammer som kommunestyret har vedtatt.

 

Nedunder vil rådmannen utrede spørsmålet.

 

Det er kommunestyret som har kompetanse til å vedta budsjett og økonomiplan, med bl a rammer for investeringer.

Med mindre annet er vedtatt, har rådmannen ansvar for å følge opp de budsjettposter som kommunestyret vedtar.

Med den aktivitetsøkning som har vært de siste år, har kommunen fått økt arbeidspress med planlegging og oppfølging av kommunens vedtatte investeringer.

 

Dette tilsier isolert sett at man vurderer om det skal formaliseres noen faste ordninger, for derved å få mer rasjonell drift av planlegging og drift av de prosjektene som kommunestyret vedtar.

 

Det er da særlig følgende forhold som er aktuelle:

1: Hvordan ansatte og brukere av kommunale nybygg/nyanlegg kan bringes inn på en god måte i planleggings- og byggeprosessen

2: Hvordan kommunen kan etablere et gjennomgående system når det gjelder planlegging og bygging, og der også folkevalgtes medvirkning er trukket opp

3: Hvordan kommunen kan få til gode rutiner på framdrift av investeringsoppgavene, og med god økonomistyring.

 

Det som har kjennetegnet de ordninger som har vært etablert, er at de ansatte i varierende, men i stadig økende grad, har deltatt i planleggingen. Også verneombud har deltatt i de administrative prosesser. Det er en forutsetning at dette skal skje forut for behandling i kommunens arbeidsmiljøutvalg.

 

Eksempelvis nedsatte rådmannen selv en administrativ gruppe til å arbeide videre med å planlegge utvidelsen av kommunehuset etter at kommunestyret i sitt møte 10.5.2006 godkjente arealutvidelse og ny kostnadsramme. Denne gruppen ble tiltrådt av to folkevalgte, oppnevnt av formannskapet. Etter at planprosessen var sluttført, fortsatte planleggingsgruppen som byggekomite, uten at mandat var gitt formelt.

Slik ble det også når det gjaldt utviklingen av NAV- bygg m m.

Der var det dessuten behov for å se på organiseringen av tjenestene som skulle gå inn i NAV, og de som skulle stå utenfor. Dette organisasjonsarbeidet ble gjennomført administrativt.

 

Ellers har også brukerrepresentantene deltatt i stadig stigende grad. F eks var det tilfelle når det gjaldt NAV – og brukertjenesten.

 

Rådmannen mener det må være naturlig å videreføre og formalisere en måte å håndtere de kommunale investeringsprosjekt på som sikrer ansatte og brukere medbestemmelse, folkevalgtes innflytelse i plan og byggeprosesser av kommunale investeringer, og som sikrer god økonomisk styring. Dette kan skje ved å formalisere og etablere gjennomgående ordninger. Over tid vil det da sette seg en organisasjon som har kompetanse til å takle ulike byggeprosjekt ut fra et samlet, mer profesjonelt perspektiv.

 

Det vil være naturlig å videreføre det systemet man i dag har med at driftsetaten stiller med fagpersoner/byggeledelse i den grad man ikke trekker inn eksterne konsulenter.

 

Planleggingsfasen

Forut for et vedtak i kommunestyret om investeringsprogram, vil det være naturlig å gjennomføre en planprosess, der det romprogram eller de funksjoner, som skal gjennomføres, utredes og settes opp. Dette vedtas av kommunestyret.

Eventuelle kommunestyrevedtak uten forutgående avsluttede planprosesser, kan løpe gjennom en planleggingsfase, før de vedtas endelig.

I planleggingsfasen vil planleggingskomiteen ha som mandat å utforme funksjoner og innhold i byggeprogram på en god måte, og komme med forslag til kostnader på prosjektet, samt lokalisering/tomtevalg. Dersom planarbeidet er godt utført, vil det være lagt et godt grunnlag for det byggeprosjektet som skal gjennomføres.

 

Dersom en velger en gjennomgående komite - ordning, så kan denne f eks utgjøres av en gruppe faste representanter, f eks to folkevalgte, en representant utpekt av rådmannen samt kommunens hovedverneombud.

I tillegg utpeker rådmannen de representanter for de ansatte, tillitsvalgte og brukere som det er naturlig å trekke inn i det enkelte investeringsprosjektet. Disse vil da variere fra prosjekt til prosjekt, mens de faste deltar over tid.

 

Byggefasen

I prinsippet vil investeringsoppgaven kunne gjennomføres av den samme gjennomgående gruppen som er utpekt i planleggingsfasen, se ovenfor, nå kalt for byggekomiteen, men der brukere bare trekkes inn når det oppstår faglige eller praktiske diskusjoner.

Byggekomiteen vil da ha som mandat å følge opp byggeprosjektet, sikre at arbeidet gjennomføres betryggende, ta underveis beslutninger innenfor prosjektets økonomiske rammer, sikre framdrift og avlegge byggeregnskap.

 

Spørsmålet om godtgjørelse

Rådmannen forutsetter at reglementet for folkevalgte gjøres gjeldende for de folkevalgte, men ikke for de rådmannen peker ut.

 

Endelig vedtaksorgan

Kommunestyret avgjør saken.

 

VURDERING:

Rådmannen tror at en formalisering av et fast system på planlegging og bygging av kommunale investeringer og anlegg, vil gi bedre prosjekt, med bedre program, framdrift og økonomi.

 

RÅDMANNENS INNSTILLING:

Storfjord kommune vedtar å opprette en ordning med fast komite for planlegging og bygging av kommunale investeringer og nyanlegg.

Basert på rådmannens forutsetninger, vedtas retningslinjene slik de følger som vedlegg til saken.

Som folkevalgte representanter velges:

 

Den vedtatte ordning tar til å gjelde straks.

 

 

 

RAMMETIMETALL 2008-2009

 

 

Saksbehandler:		May-Tove Lilleng	Arkiv:	B14
Arkivsaksnr.:		08/00139	Gradering:
Saksnr.:	Utvalg				Møtedato:

0013/08     Styret for oppvekst og kultur                                                  03.04.2008

0017/08     Formannskapet                                                                        09.04.2008

 

 

FAKTISKE OPPLYSNINGER:

1. Om rammetimetall og budsjett

Rammetimetallet for skoleåret 2008-2009 ble til en viss grad bestemt gjennom budsjettvedtak (sak 126/07) i kommunestyret 12. desember 2007.  Rammetimetallet utgjør lønnsbudsjett for den enkelte skole mht undervisning med lærer og andre funksjoner som følger med drift av grunnskole, herunder administrasjonsressurs, kontaktlærertimer med mer (se spesifikasjon av funksjoner i vedlagte rammetimetallsskjema). Lønn til assistenter, sekretær og SFO berøres ikke av rammetimetallet.

 

Skolene leverer sine budsjettforslag i september, noe som også ble gjort i 2007. Da var det naturlig å budsjettere med tall som opprettholdt den drifta som da var gjeldende. I ettertid ble det i imidlertid i Rådmannens forslag kuttet 2, 5 % på alle avdelinger i kommunen og driftspostene er minimale på skolene så der er det lite å kutte ned på. Derfor måtte kuttet tas på lærerlønn noe som tilsvarte en reduksjon på en lærerstilling på Hatteng skole og en halv stilling på Skibotn skole fom høst 2008. Sum: kr. 290 000,- Skolene kan ikke budsjettere med forventede merinntekter, slik noen avdelinger i kommunen gjorde for å imøtekomme kuttet på 2, 5 %. Rådmannens forslag ble vedtatt i Formannskapet og senere i kommunestyret sitt budsjettvedtak for 2008.

 

Skolens drift er halvårig; - sett i relasjon til budsjett- og regnskapsår, dvs. skoleåret følger ikke budsjettår. Det vanskeliggjør budsjetterings- og regnskapsprosessen. Tallene må til en viss grad stipuleres, da enkeltbarn og elevgruppers utvikling ikke kan vurderes så langt fram i tid. I tillegg kommer det inn et nytt kull barn hver høst som kan utløse behov en ikke vet om ett år i forveien. Derfor må rammetimetallet opp til revurdering og vedtak gjøres i vår - halvåret før nytt skoleår tar til. Rammetimetallsvedtaket som nå gjøres, binder lønnsbudsjettet på skolene for aug. - des. dvs. 5 måneder, inneværende budsjettår 2008 og de første 7 mnd. av 2009.

 

2. Rammetimetall inkl. spesialundervisning

 

• Den enkelte skole legger til grunn elevtall og sentrale føringer og beregninger for rammetimetall til de ulike funksjoner. Det legges i tillegg vekt på størrelse av elevgrupper og at ikke rammetimetallet ikke ligger under de minimumsrammene som tidligere var bestemt gjennom sentrale rundskriv. Fra 01.08.03 ble reglene om klassedeling fjerna, men med en sikringsbestemmelse som sikrer hver skole et minimumstimetall regnet ut etter de gamle reglene.

 

• I løpet av skoleåret evalueres og diagnostiseres elever og det utarbeides Individuelle Opplæringsplaner for det enkelte barn som har spesielle behov. Nye førsteklassinger kommer over i skolen fra barnehage og hjem og i år er det flere barn som har gått i barnehage som krever spesialundervisning i grunnskolen. Disse har hatt spesialpedagogisk hjelp etter Opplæringsloven § 5-7 i barnehagen.

 

• På bakgrunn av utredninger, kartlegging og søknader fra foreldre /skole utarbeider PPT sin sakkyndige vurdering som angir det faglige innhold og omfang av barnets spesielle opplæringsbehov. Dette i hht Opl l. § 5-3- De sakkyndige vurderinga fra PPT skjer som oftest tidsmessig løpet av februar og mars hvert år for påfølgende skoleår.

 

• Det er sakkyndig vurdering som legges til grunn for omfanget av de enkeltvedtak som gjøres for hver enkelt elev. Spesialundervisning er en sterk rettighetsbestemmelse for enkeltelever jfr. Opl. § 5 -1. Fylkesmannen er derfor klageinstans, jfr. Opl. Kap 15 § 15-2. Som hovedregel er det ikke store muligheter for en rektor å overprøve den sakkyndige vurderinga, men rektor kan til en viss og i noen enkelttilfeller organisere opplæringa gjennom alternative metoder og organisering slik at behovene imøtekommes. Dette krever imidlertid at det kan dokumenteres at det alternative opplegget er fullgodt sammenlignet med PPTs sakkyndige tilråding og opplæringstilbudet..

 

3. Nytt fra høst 2008: Flere timer på 1.-4.årstrinn

 

Fom høst 2008 skal timetallet på barnetrinnet utvides med 5 uketimer i norsk/samisk, matematikk og engelsk i grunnskolens 1.-4 trinn. I gjennomsnitt får elevene på disse trinnene en økning på en time pr.uke. Gjennomføringen av dette er ute på høring til 2.april, men selve utvidelsen er vedtatt i Stortinget i hht St prp. Nr. 1 (2008-2009) og er lagt inn i Statsbudsjettet.  Det gis ikke øremerket tilskudd til dette, men beregnes inn i kommunenes rammetilskudd i 2008.

 

4. Tilbud særskilt språkopplæring

Storfjord kommune er i hht Opplæringsloven § 2-8 pålagt å gi særskilt norskopplæring og tospråklig fagopplæring for minoritetsspråklige elever. Vår 2008 har kommunen måttet iverksette slik undervisning. Dette har medført og vil medføre en økt kostnad i 2008 på kr. 100 000 på Hatteng skole. Tidligere var dette undervisning som kommunen søkte delvis refusjon for, men også dette gis nå i rammetilskuddet til kommunene slik at undervisninga er en nettokostnad for kommunen.

 

2. Politisk saksbehandlingsprosedyre

Etablert praksis i Storfjord har vært at forslag til rammetimetallet først legges fram i Styre for Oppvekst og kultur, som er vårt fagstyre. Deretter går saka direkte til kommunestyret i Storfjord. Etter SOK har behandlet saka, oversendes den til formannskapet, som innstiller til kommunestyret.

.

3. Rammevilkår for de enkelte skoler skoleåret 2008-2009 (kunnskap pr. februar 2008)

 

Rammetimetall skoleåret var 2007-2008 ( inkl. ekstrabevilgning i sak 11/07)

 

Elvevoll	61 t/u	Utgjør ca. 2, 5 lærerstillinger
Skibotn	272 t/u	Utgjør ca.11,5 lærerstillinger
Hatteng	481 t/u	Utgjør ca. 20 lærerstillinger

 

Rammetimetall skoleåret 2008-2009:

 

Elevtall i Storfjordskolene 2008-2009:

 

Elvevoll	8 elever 1.- 7 trinn
Skibotn	90  elever 1.-10.trinn
Hatteng	160 elever 1.-10.trinn

 

 

VURDERING

 

Rådmannens forslag til rammetimetall for skolene 2008-2009

 

Trinn 1

 

Skolene Hatteng og Skibotn tilbakeføres reduksjonen på 2, 5 % slik at trinn 1 blir å få skolene opp på dagens driftsnivå:

 

Hatteng skole: kr. 200 000

Skibotn skole: kr.   90 000

 

Trinn 2

 

Elvevoll Oppvekstsenter – skoledel 2008-2009:

 

Elever	Elever med særskilte behov i hht § 5 a i Opl	Meldt behov fra skolen	Rådmannens tilråding	Redusert t/u sml med 07-08	Økonomisk virkning 2008 5 mnd
8	0	51	49	12 timer 46 % stilling	Besparelse: Kr. 90 000

 

 

 

Skibotn skole 2008-2009

 

Elever	Elever med særskilte behov i hht § 5 a i Opl	Meldt behov fra skolen	Rådmannens Tilråding	Økning t/u sml med 07-08	Økonomisk virkning 2008 5 mnd
90	7	291 t/u	285	13 t/u 56 % stilling	Økt kostnad: Kr. 106 000

 

Hatteng skole 2008-2009

 

Elever	Elever med særskilte behov i hht § 5 a i Opl	Meldt behov fra skolen	Rådmannens tilråding	Økning t/u sml med 07-08	Økonomisk virkning 2008 5 mnd
160	21	554 t/u (530 t/u)	503	22 t/u 94 % stilling	kr. 182 000
1	Særskilt norskopplæring Jfr § 2-8			Er igangsatt	Stipulert merutgift -08 Kr.100 000

 

NB! Samisk og finskundervisning er ikke inkludert i det ”kommunale” rammetimetallet, da dette avhenger av påmelding og deretter innrapportering i GSI (Grunnskolenes informasjonssystem). Refusjon pr. time samisk/finsk fra Staten (via Fylkesmannen) er pt. kr.406 pr. time

 

Det er, som opplyst i forbindelse med budsjettet for 2008, ikke forsvarlig å kutte ned på lærertimer ved de to største skolene. Vi er inne i en periode der behovet for spesialundervisning ikke ser ut til å reduseres, men tvert imot er behovet økt. Storfjord har siden 90 -tallet gradvis kuttet i rammetimetallet, dvs. stillinger i skolene. Timetallet på barnetrinnet er gradvis økt fra sentralt hold og rammetilskuddet til kommunene har økt, men budsjettene skolene har fått tildelt, gjenspeiler ikke de sentrale styringssignalene. Resultatet kan vi nå se mht at flere elever enn tidligere ikke har godt nok utbytte av den ordinære klasseundervisninga. De to siste årene har det vært moderate økninger, men dette har for det meste gått til å dekke inn lønnsøkninger og økte pensjonskostnader. Det meldes også nå fra skolene om at en del av sykemeldingene inneværende skoleår, bunner i at mange lærere opplever at arbeidsdagen stiller så store krav, at de ikke strekker til de forventninger som omgivelsene har/skal ha. Storfjord kommune sin bevilgning til undervisning ligger for øvrig under sammenlignbare kommuner (KOSTRA gruppe 6)

 

Eksempler - utdrag fra KOSTRA (Kommune -stat rapportering)

 

	Storfjord 2005	Storfjord  2006	Kommune- gr. 6	Troms fylke  2006
Netto driftsutgifter gr.skoleopplæring i % av samlede netto drifts utgifter	38,6 %	31,8 %	27,6 %	38,6
Netto driftsutgifter til gr.skoleopplæring pr. innbygger 6-15 år	115 571	93 590	103 541	78 155
Netto driftsutgifter til grunnskoleundervisning pr. innbygger 6-15 år	64 886	61 993	76 368	58 035

 

Ut i fra de behov for lærertimer som framkommer fra skolene innstilles det på at Skibotn og Hatteng skoler fom høst 2008 kan opprettholde samme driftnivå som pr. i dag. Skolene må i tillegg få tilført ekstra lønnsmidler til pålagt undervisning i særskilt norskopplæring, flere timer til barnetrinnets 1.-4.trinn og til rettighetselever i hht Opl § 5-1. Den økonomiske inndekningen er i forkant drøftet med økonomisjefen. I budsjett 2008 har vi, for de to største barnehagene, vært nøkterne med å stipulere statstilskuddet, da satsene fra Staten for 2008 ikke var klare og det ble tatt utgangspunkt i barnetallet pr. september 2008. Statstilskuddet bygger på innsendt årsmelding pr. 15.des.og da var antallet barn i kommunale barnehager steget både mht til antall og plasstørrelse. Totalt har kommunen fått ca. 400 000 mer i statstilskudd drift til sammen for de kommunale barnehagene og det reduserer kommunens netto driftsutgifter til barnehagene. Vi vil likevel holde igjen en ”buffer”, da det erfaringsmessig kan bli driftendringer i løpet av året.

 

RÅDMANNENS INNSTILLING:

1. Rådmannens forslag til rammetimetall skoleåret 2008-2009 godkjennes.

2. Budsjett Elvevoll OS, skoledel 1.214.202.0120 reduseres med kr. 90 000

2. Budsjett 2008 for Hatteng skole 1.210.202.0120 tilføres kr. 482 000

3. Budsjett for Skibotn skole 1.212.202.0120 tilføres kr. 196 000

 

Netto utgift: 588 000

4. Inndekning budsjett 2008:

 

Merinntekter barnehager: kr. 200 000
Økte renteinntekter: kr. 200 000
Økt rammetilskudd for 2008: kr.   188 000

 

 

SAKEN SKAL BEHANDLES I STYRET FOR OPPVEKST- OG KULTUR DEN 03.04.08.

DERES BEHANDLING OG EVENTUELLE VEDLEGG VIL BLI ETTERSENDT.

 

 

 

ANSKAFFELSESTRATEGI FOR STORFJORD KOMMUNE

 

 

Saksbehandler:		Hans Strandvoll	Arkiv:	601 &11
Arkivsaksnr.:		08/00374	Gradering:
Saksnr.:	Utvalg				Møtedato:

0018/08     Formannskapet                                                                        09.04.2008

 

Vedlegg: Forslag til anskaffelsesstrategi for Storfjord kommune

 

FAKTISKE OPPLYSNINGER:

Storfjord kommune deltar sammen med 4 andre kommuner i Nord-Troms i et fylkeskommunalt

finansiert prosjekt kalt Leverandørutviklingsprosjektet for kommunene i Troms (LUK).

 

Prosjektgruppa har lagt fram utkast til del I, fra gruppas side kalt Reglement, i ledermøtet i Storfjord omdøpt til ”-strategi”.

Det fylkeskommunale prosjektet var opprinnelig beregnet avsluttet ved årsskiftet, men ble forlenget ut inneværende år. Prosjektet lokalt i Storfjord er synkronisert i forhold til det.

 

Utkast til del I er redigert lokalt for Storfjord og presenteres nå til politisk behandling.

Det vises til vedlagte utkast.

 

Arbeidet med del II pågår i Nord-Tromsgruppa og ventes å foreligge til administrativ godkjenning senest høsten 2008.

 

VURDERING:

Det foreliggende forslag kan også beskrives som reglement for kommunens innkjøpspolitikk.

Det er bygget på Lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift. Andre viktige lover er Forvaltningsloven, Offentlighetsloven og Kommuneloven.

 

Et gjennomgripende prinsipp i lovgivningen som speiles i det foreliggende forslag er etterrettelighet. Det skal være mulig å etterprøve de beslutninger som tas om anskaffelser.

Videre skal det legges til rette for reell konkurranse mellom tilbydere av varer og tjenester.

Kommunen skal også holde hensynet til miljø høyt, lokalt så vel som globalt.

 

RÅDMANNENS INNSTILLING:

Det foreliggende forslag til anskaffelsesstrategi tiltredes. Saka fremmes for kommunestyret til endelig beslutning.

Del II Innkjøpsrutiner er en adminstrativ sak og beslutninger treffes av rådmannen.