I forbindelse med meldingen må det foreligge dokumentasjon som viser hvordan sikkerheten ivaretas, deriblandt:
- Tidspunkt og tema for arrangementet, størrelse,stedsangivelse m.v
- Risikoanalyse: Kartlegging av hva som kan gå galt, hvordan dette skal hindres fra å skje og hvilke sikkerhetstiltak som er planlagt for å redusere konsekvensene dersom noe galt skjer.
- Beskrivelse av bygningens utforming og tilhørende installasjoner eller utstyr, slik som alarm-/lydanlegg, slokkeutstyr og rømningsskilt/belysning.
- Beskrivelse av innredningens og utstyrets brennbarhet, brannfarlig virksomhet samt bygningskonstruksjonenes brannmotstand og evne til å motstå sammenstyrtning.
- Beskrivelse av rømningsveiene (beliggenhet, antall adkomst, bredde osv) sett i forhold til beregnet persontall og tilgjengelig rømningstid. Persontall bør eventuelt fastsettes etter særskilt analyse av kvalifisert brannrådgiver
- Prosedyrer for evakuering
- Oversikt over sikkerhetspersonell: Antall, rutiner og ansvar. Gjennomført opplæring/øvelse osv.
- Tilrettelegging for redningspersonellets adkomst til og i byggverk/område
Kommunen kan kreve de opplysninger som er nødvendige for å vurdere faren for brann. Det kan også fastsettes nødvendige brannsikringstiltak og begrensninger, herunder krav til ansvarshavende arrangør. Den enkelte kommune kan ha gitt lokale forskrifter om meldeplikten.
Melding skal sendes minimum 14 dager før arrangementet, bl.a. fordi noen saker kan falle inn under plan- og bygningslovens bestemmelser. Dette gjelder spesielt der bygningssikkerheten ikke er tilstrekkelig dokumentert, og/eller forutsetningene for bruk av bygning blir vesentlig endret som følge av arrangementet.
Meldingen sendes til Lyngenfjord brann og redning via skjema